Algemene bepalingen
Artikel 1
Het verenigingsjaar loopt van 1 januari tot en met 31 december.
Onder speelseizoen wordt verstaan de periode van 1 januari tot en met 31 december.
Artikel 2
Alle leden ontvangen van de secretaris een exemplaar van dit Huishoudelijk Reglement van TPC de Ooievaars en worden derhalve geacht de inhoud te kennen.
Desgewenst kan ook een exemplaar van de Statuten van de secretaris worden verkregen, eventueel tegen een door het bestuur jaarlijks vast te stellen vergoeding.
Artikel 3
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
Leden
Artikel 4
De vereniging bestaat uit gewone leden, ereleden en rustende leden.
Artikel 4 lid 1
Onder gewone leden wordt verstaan:
Senioren - dit zijn leden die de 18-jarige leeftijd hebben bereikt of deze in het verenigingsjaar zullen bereiken.
Studerende leden – dit zijn leden die tussen de 18 – 25 jaar zijn en studeren.
Junioren – dit zijn leden, die in het lopende verenigingsjaar de 18-jarige leeftijd niet hebben bereikt of zullen bereiken.
Proeflid – dit is slechts voor 3 maanden en is eenmalig mogelijk.
Zomerchallenge lid – lidmaatschap voor 3 maanden.
Artikel 4 lid 2
Onder ereleden wordt verstaan:
Zij, die door de algemene Ledenvergadering en/of bestuur in verband met bijzondere verdiensten als zodanig worden aangemerkt.
Artikel 4 lid 3
Onder rustende leden wordt verstaan:
Zij, die een ander lidmaatschapsgeld betalen dan gewone leden en, omdat zij, omkleed met door het bestuur geaccepteerde redenen, kenbaar hebben gemaakt het komende speelseizoen geen gebruik te zullen maken van de tennisbanen en/of padelbanen derhalve ontheven zijn van gewone contributieplicht.
Rustende leden zijn, indien zij laten weten gewoon lid wensen te worden, geen entreegeld verschuldigd. Ondersteunende leden hebben wel toegang tot de Algemene Ledenvergadering, maar zij hebben slechts een adviserende stem.
Rechten en verplichtingen van de leden
Artikel 5
De leden zijn gehouden aan het ter plaatse geldende baanreglement en (zie aanhangsel bij dit Huishoudelijk Reglement) aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de Technische Commissie of ieder ander bestuurslid, dat bij afwezigheid van een lid van de Technische Commissie het nodig acht een lid te corrigeren.
De leden zijn verplicht tot het dragen van deugdelijk tennis/padelschoeisel en tennis/padelkleding.
Artikel 6
De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven.
Zij zijn tevens verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen binnen 3 weken na ontvangst van de nota van de ledenadministratie. Zij, die later in het seizoen lid wensen te worden zullen een evenredig deel van de contributie betalen als het seizoen nog rest, verhoogd met het entreegeld. Bij hoge uitzondering kan het bestuur een deellidmaatschap toestaan.
Artikel 7
De gewone, ere-, en rustende leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten anders dan bestuurs- en commissievergaderingen, alle wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 8
De leden hebben het recht tweemaal per jaar dezelfde speler(s) te introduceren, tegen betaling van een jaarlijks door de Algemene Ledenvergadering te bepalen vergoeding.
Vergoeding is bepaald op € 6,00 per keer voor senioren en voor junioren geen bedrag.
Hiervoor kan van tevoren een zich aanmelden via de KNLTB Club App. De leden kunnen verantwoordelijk gesteld worden voor de daden van hun introducé(e). Bij bijzondere gelegenheden en in bijzondere gevallen, ter beoordeling van het bestuur, is deze bevoegd de regeling betreffende introductie te wijzigen.
Artikel 9
Bij misbruik van artikel 8 heeft het bestuur het recht om het nalatige lid het recht van introductie voor het lopende jaar te ontnemen.
Artikel 10
Alle senioren leden zijn verplicht minstens drie keer per jaar werkzaamheden voor de vereniging te verrichten. Leden van 70 jaar en ouder zijn hiervan vrijgesteld, zoals bepaald in de ALV van Leden die geen verplichte dienst per jaar verrichten, kan het bestuur een boete opleggen van € 75,00.
Junioren leden zijn van deze verplichting vrijgesteld. Zij zullen, voor zover 18 jaar en ouder, wel worden verzocht op vrijwillige basis mee te doen.
Leden kunnen kenbaar maken naar welke (soort) werkzaamheden hun voorkeur uitgaat. Deze opgave gebeurt uitsluitend middels een gesprek met ledenadministrateur bij de introductie van de vereniging.
Het bestuur zal de indeling van de uit te voeren werkzaamheden en het vaststellen van de diensten in de kantine delegeren naar de betreffende commissies, maar zal zo nodig wel coördinerend optreden. De verleende diensten worden door de betreffende opdrachtgevers geadministreerd.
Bij verhindering is men verplicht zelf voor vervanging te zorgen, b.v. door ruiling.
Vervanging mag slechts uit senioren leden van de vereniging bestaan.
Leden zijn verplicht zich op de hoogte te stelen van de indeling in de werkschema’s. Deze zullen worden gepubliceerd op de website. Mutaties hierop zijn niet toegestaan, tenzij uitgevoerd door het verantwoordelijke bestuurslid en voorzien van zijn handtekening.
Artikel 11
Ieder lid is verplicht een aanmeldingsformulieren etc. in te vullen op de website. Hierop dient vermeld te worden: naam, initialen c.q. voornamen, woonplaats, adres, postcode, geboortedatum en –jaar, en, indien van toepassing, speelsterkte en KNLTB nummer en tevens dient een recente (pas)foto toegevoegd te worden.
In verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) brengen wij u op de hoogte dat voor het goed functioneren van onze vereniging wij u graag willen informeren over de vereniging, sportactiviteiten en aanbiedingen en dergelijke. Ook willen we speelschema’s, wedstrijduitslagen en soms ook foto’s en filmpjes van u op internet, Apps en social media te plaatsen.
Tevens is uw naam en telefoonnummer via onze afgeschermde website beschikbaar, zodat andere leden u kunnen benaderen. Indien u hiertegen bezwaar heeft, kunt u dit bij opgave van uw lidmaatschap kenbaar maken bij de ledenadministratie.
Artikel 12
Beëindigen van het lidmaatschap, ook als rustend lid, moet schriftelijk bij de ledenadministratie geschieden voor 31 december. Bij opzegging na die tijd wordt men geacht nog voor het volgende half jaar lid te zijn en is men derhalve nog contributie verschuldigd. In bijzondere gevallen, ter beoordeling van het bestuur, kan van deze regeling worden afgeweken.
Bestuur
Artikel 13
Het bestuur, dat bij afzonderlijke stemming voor elke functie met volstrekte meerderheid van stemmen uit de gewone leden en ereleden wordt gekozen, bestaat uit tenminste vijf en ten hoogste negen leden.
Het bestuur kent tenminste een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en twee ondersteunende bestuursleden. Ieder bestuurslid is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem, ieder bestuurslid heeft een stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treedt een bestuurslid af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zo veel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar.
Artikel 14
Bij een tussentijdse vacature wijzen de overige bestuursleden uit hun midden terstond een plaatsvervanger aan, die de functie waarneemt, totdat op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering in de vacature is voorzien. Treedt een bestuur tussentijds geheel af, dan blijven de bestuursleden in functie. Het bestuur schrijft binnen vier weken na voornoemde gebeurtenis een Algemene Ledenvergadering uit.
Artikel 15
In de eerste vergadering van het bestuur na de Algemene Ledenvergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar.
Artikel 16
Het bestuur is voor al zijn daden verantwoording schuldig aan de Algemene Ledenvergadering. Onverminderd het bepaalde in artikel 14 van de Statuten kan het bestuur in spoedeisende gevallen zelfstandig een besluit nemen, welk besluit op de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering ter kennis van de leden moet worden gebracht. Het bestuur kan staande de vergadering voorstellen doen, tenzij de meerderheid van de vergadering zich daartegen verklaart.
Besluiten van het bestuur, welke ter algemene kennis zijn gebracht, zijn bindend voor de leden. Onverminderd het bepaalde in artikel 14 lid 5 van de Statuten is het bestuur gemachtigd uitgaven te doen tot een maximum van Euro 5.000,= per incident, zonder daarvoor een Algemene Ledenvergadering bijeen te roepen.
Rechten en plichten van de bestuursleden
Artikel 17
De voorzitter belegt in overleg met de rest van het bestuur de Algemene Ledenvergaderingen, draagt zorg voor de handhaving van de orde, hij houdt toezicht op de handelingen van zijn medebestuursleden en coördineert hun werkzaamheden;
Hij is verplicht jaarlijks inzage te nemen in de boeken van de penningmeester en de gelden te controleren.
De voorzitter belegt zo dikwijls een vergadering van het bestuur, als hij of een ander bestuurslid nodig acht. Hij is verplicht per verenigingsjaar een Algemene Ledenvergadering te beleggen en bovendien telkens wanneer een bestuurslid of tenminste een vijfde deel van de stemgerechtigde leden, met inachtneming van het bepaalde in artikel 16 lid 4 van de Statuten, zulks vraagt.
De voorzitter heeft het recht de debatten te sluiten, tenzij de meerderheid van de aanwezige leden zich daartegen verzet. Hij bekrachtigt door zijn handtekening de verslagen van de secretaris.
Artikel 18
De secretaris houdt en ondertekent de notulen van de vergaderingen en voert de correspondentie van de vereniging; hij houdt de voorzitter op de hoogte van de huishoudelijke gang van zaken. Hij houdt de naam- en adreslijst van de leden en tevens het archief bij.
De secretaris laat alle uitgaande stukken, waarvan behoorlijk afschrift moet worden gehouden, door de voorzitter ondertekenen, tenzij deze zulks overbodig acht, dan wel in gevallen van dringende spoed. Hij brengt op de jaarvergadering verslag uit over de toestand van de vereniging gedurende het laatste verenigingsjaar.
Artikel 19 lid 1
De penningmeester draagt zorg voor de inning van de contributie en andere aan de vereniging verschuldigde gelden. De penningmeester zorgt voor een geregelde administratie en voert een zuinig beheer. De penningmeester doet de uitgaven waartoe het bestuur hem heeft gemachtigd. De penningmeester is voor de onder zijn beheer staande gelden verantwoordelijk en is verplicht de voorzitter en de kascommissie inzage te geven van de kas en administratie. Op de Algemene Ledenvergadering brengt de penningmeester verslag uit van zijn ontvangsten en uitgaven gedurende het afgelopen jaar. Dit verslag zal zijn ondersteund met deugdelijke documentering.
Artikel 19 lid 2
De Algemene Ledenvergadering benoemt jaarlijks (uit haar midden) een kascommissie, bestaande uit twee senioren leden, die geen deel uitmaken van het bestuur. Deze kascommissie controleert de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de Algemene Ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen. De rechten en plichten van de kascommissie zijn onverminderd het gestelde in artikel 15, lid 4, 5 en 6 van de Statuten.
De onderhoudscommissie
Artikel 20 lid 1
De Onderhoudscommissie is belast met het plannen en (doen) uitvoeren van (onderhouds-) werkzaamheden, gericht op behoud en/of verbetering van alle roerende en onroerende goederen van de vereniging.
Artikel 20 lid 2
De Onderhoudscommissie is tevens belast met het opstellen van de jaarlijkse begroting, waarin de werkzaamheden voor het volgende seizoen worden gebudgetteerd.
Artikel 20 lid 3
De voorzitter van de Onderhoudscommissie coördineert deze taken en is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering. Hij brengt verslag uit aan het bestuur. Bij ontstentenis wordt hij vervangen door een door het dagelijks bestuur aan te wijzen bestuurslid. Deze vervanger draagt dan de verantwoordelijk van de voorzitter van Onderhoudscommissie.
De kantinecommissie
Artikel 22 lid 1
De kantinecommissie is belast met het openstellen en afsluiten van de kantine op, in overleg met het bestuur, vast te stellen tijden.
Artikel 22 lid 2
De kantinecommissie is tevens belast met een deugdelijk inkoopbeleid van frisdrank, zwak alcoholische dranken en snacks, in overeenstemming met de verwachte afname door de activiteiten van de vereniging.
Artikel 22 lid 3
De kantinecommissie is tevens verantwoordelijk voor afdoende huishoudelijk onderhoud van kantine, keuken, opslagruimten en kleedruimten.
Artikel 22 lid 4
De voorzitter van de kantinecommissie coördineert voornoemde taken en is verantwoordelijk voor juiste uitvoering. Hij/ zij brengt verslag uit aan het bestuur.
Bij ontstentenis wordt hij/zij vervangen door een door het dagelijks bestuur aan te wijzen bestuurslid. Deze vervanger draagt dan de verantwoordelijkheid van de voorzitter van de kantinecommissie.
De sponsorcommissie
Artikel 24 lid 1
De sponsorcommissie is belast met het werven van nieuwe sponsors en het onderhouden van contacten met bestaande sponsors.
Artikel 24 lid 2
De sponsorcommissie stelt jaarlijks een begroting op, waarin de lopende contracten worden vermeld en de verwachte mutaties worden aangegeven.
Artikel 24 lid 3
De voorzitter van de sponsorcommissie coördineert voornoemde taken en is verantwoordelijk voor juiste uitvoering. Hij brengt verslag uit aan het bestuur.
Artikel 25
Alle commissies brengen op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering verslag uit van hun activiteiten van het afgelopen seizoen.
De competitiecommissie
Artikel 26
De Algemene Ledenvergadering zal elk jaar beslissen of aan de competitie van de KNLTB c.q. die van het district zal worden deelgenomen. Spelers, die een plaats in een team hebben aanvaard, verplichten zich daarmede alle competitiewedstrijden uit te komen. Zij mogen zich slechts om dringende redenen aan deze verplichtingen onttrekken. Zij zijn verplicht van een verhindering omgaand hun teamaanvoerder op de hoogte te stellen en voor deugdelijke vervanging zorg te dragen.
Algemene ledenvergadering
Artikel 27 lid 1
Jaarlijks wordt voor het begin van het speelseizoen een Algemene Ledenvergadering gehouden. Op deze Algemene Ledenvergadering moeten de volgende punten worden behandeld:
- notulen vorige vergadering
- begroting voor het komende jaar
- vaststelling van de contributie
- benoeming kascommissie
- verslag secretaris
- verslag penningmeester
- verslag technische commissie
- verslag overige commissies
- voorstellen van leden als bedoeld in artikel 27 lid 2
Artikel 27 lid 2
Het bestuur zendt tenminste tien dagen van tevoren aan alle leden een uitnodiging van de te houden Algemene Ledenvergadering, waarin plaats, tijd en agendapunten staan vermeld.
Artikel 27 lid 3
Voorstellen van leden moeten in de agenda van de Algemene Ledenvergadering worden opgenomen, indien deze uiterlijk zes dagen tevoren, ondertekend door tenminste vijf leden, schriftelijk bij het bestuur zijn ingediend.
Artikel 28
Voor de aanvang van elke Algemene Ledenvergadering tekenen de aanwezige leden een presentielijst.
Artikel 29
Een Algemene Ledenvergadering is ongeldig, indien niet tenminste evenveel stemgerechtigde leden als bestuursleden aanwezig zijn. Als een vergadering op bovenstaande redenen niet kan doorgaan, is het bestuur verplicht opnieuw een vergadering uit te schrijven.
Artikel 30
Bestuursvergaderingen zijn ongeldig, als niet tenminste drie bestuursleden aanwezig zijn.
Besluitvorming
Artikel 31
Een voorstel wordt gerekend te zijn aangenomen, indien geen der stemgerechtigde leden stemming verlangt omtrent een aan de orde gebracht voorstel. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien voor een bepaalde functie meerdere personen kandidaat zijn gesteld wordt eveneens tot stemming overgegaan.
Artikel 32
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk voor het uitbrengen van de stem.
Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verkregen, is het niet aangenomen.
Artikel 33
Ingeval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Een persoon kan slechts door de Algemene Ledenvergadering worden gekozen, indien deze kandidaat gesteld op de wijze als bij Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van benoeming van ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Artikel 34
Ereleden worden op voordracht van het bestuur of van tenminste tien stemgerechtigde leden door de Algemene Ledenvergadering benoemd. Zij hebben dezelfde rechten als gewone leden, maar zijn vrijgesteld van contributieverplichtingen.
Wijzigingen in statuten en/of huishoudelijk reglement
Artikel 35
Alle wijzigingen in de Statuten en/of Huishoudelijk Reglement worden de leden schriftelijk bekend gemaakt en vervolgens op een Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
Artikel 36
De Algemene Ledenvergadering kan ontheffing verlenen van bepalingen van de Statuten en/of dit Huishoudelijk Reglement.
Hiertoe is een meerderheid van tenminste vier/vijfde deel van de geldig uitgebrachte stemmen noodzakelijk. Deze mogelijkheid geldt niet voor bepalingen betreffende de geldigheid van de vergadering, de vereiste meerderheid van stemmen en financiële zaken.
Artikel 37
Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering op [NADER VAST TE STELLEN].
Afhangsysteem
Ieder die van de banen gebruik wenst te maken, is verplicht af te hangen via de KNLTB Clubapp.